Création et déclenchement

🏗️ Comment une signature attendue est créée

Il n’y a que deux moments où une signature attendue naît. En dehors de ces deux moments, aucune signature n’apparaît toute seule.

1. À la création d’une session

Quand une session est créée (achat d’une formation), la plateforme cherche tous les documents à signer actifs dont les filtres correspondent au produit de la session — son format (EPP, programme intégré, classe virtuelle…) et son financeur (ANDPC, FIFPL…). Un filtre laissé vide signifie « tous ». Pour chaque document trouvé, une signature attendue non signée est créée.

Deux exceptions, qui expliquent l’essentiel des « pourquoi il n’a pas de signature ? » :

Comptes en accès spécial (comptes internes, démonstrations, testeurs) : ils ne reçoivent jamais de signature.
Session recopiée et financée FIFPL : quand une session FIFPL est décalée par recopie, aucune nouvelle signature n’est créée — c’est volontaire, pour ne pas faire resigner un dossier déjà signé.
Compte portant aussi un rôle formateur : si le compte de l’apprenant porte un rôle formateur, la création des consentements est ignorée à la création de session (même comportement que les comptes administrateurs). L’apprenant se retrouve sans aucune signature attendue, sans message d’erreur. Correction : voir le cas particulier dédié.

2. À la création d’un document à signer

Quand un nouveau document à signer est créé dans le back office, la plateforme rattrape le passé : elle parcourt toutes les sessions existantes correspondant aux filtres et leur crée une signature attendue — y compris les sessions déjà terminées. Les sessions appartenant à un compte administrateur sont ignorées.

👀 Quand la signature est proposée à l’apprenant

Créer une signature attendue ne veut pas dire qu’elle est immédiatement visible. Chaque document porte un déclencheur, choisi au moment de son intégration, qui décide du moment d’apparition :

Déclencheur	L’apprenant peut signer…
Sans condition	à tout moment
Au début de la session	dès l’ouverture de la formation, et jusqu’à 2 mois après la fin de session (3 mois si la session se termine en juin, juillet ou août)
Session en cours	entre l’ouverture et la date de fin, et l’accès à la formation est bloqué tant que ce n’est pas signé
À la fin de la session	après la date de fin (ou progression à 100 %)
Lendemain de la fin de session	à partir du lendemain de la date de fin
Début de phase 3	uniquement sur les programmes intégrés, une fois la phase 3 commencée
Audit phase 3 complété	une fois le second audit terminé
Progression > 10 / 20 / 50 / 80 %	une fois le pourcentage d’avancement atteint

À cela s’ajoutent des règles qui masquent la signature indépendamment du déclencheur :

Financement gratuit ou auto-financé : aucune signature n’est jamais proposée. Il n’y a pas de dossier à monter auprès d’un financeur.
Signature désactivée : invisible pour l’apprenant (voir le lien avec la facturation, plus bas).
FIFPL au-delà du délai de signature : la signature disparaît de la liste « à signer », le délai de dépôt étant passé. Ce délai est de 2 mois après la fin de session, porté à 3 mois pour les sessions qui se terminent en juin, juillet ou août (les vacances raccourcissent la fenêtre utile).
Signature déjà faite : elle reste visible, en consultation, avec le document signé.

💶 Le lien avec la facturation

Quand un fichier de facturation passe au statut « remis au financeur » ou « payé » :

les signatures des sessions effectivement rattachées au fichier sont (ré)activées ;
les signatures des sessions non rattachées sont désactivées, et ces sessions passent au statut « à décaler ».

L’objectif métier est simple : empêcher un apprenant de signer un dossier qui ne sera pas indemnisé. C’est pour cette raison qu’une signature peut disparaître de l’espace apprenant du jour au lendemain, sans qu’aucune action n’ait été faite sur la signature elle-même.