Synchronisation des formations

La Synchronisation des formations est l’outil back-office qui permet de propager une formation modifiée aux apprenants qui y sont déjà inscrits. C’est le compagnon naturel du versionnement : le versionnement détecte les changements, cet outil les applique.

On y accède depuis le menu back-office, entrée « Sync formations », qui ouvre la page « Synchronisation des formations ».

🧰 À quoi sert cet outil ?

Par défaut, modifier une formation n’a aucun effet sur les apprenants déjà inscrits : ils restent « épinglés » à la version sur laquelle ils ont commencé (voir le pinning).

Cet outil est le moyen explicite de choisir de leur pousser la mise à jour. Il a été conçu pour être prudent :

l’analyse est sans effet sur les données : on peut regarder l’impact autant qu’on veut sans rien modifier ;
on voit exactement ce qui va changer pour chaque apprenant ;
on choisit précisément quels apprenants synchroniser.

🪜 Le déroulé en 3 étapes

1. Sélectionner la formation

Dans la liste déroulante « Formation à synchroniser », on choisit la formation concernée.

2. Analyser

On clique sur « Analyser ». La plateforme compare la version de chaque apprenant à la version la plus récente de la formation, sans rien modifier en base. Le résultat s’affiche sous deux formes.

Des tuiles de synthèse (KPI) en haut de page :

Tuile	Signification
Analysées	Nombre total de formations apprenants examinées.
À synchroniser	Combien sont concernées par un changement.
Groupes de modifications	Combien de « profils de changement » distincts existent.
Déjà à jour	Combien sont déjà alignées (rien à faire).

Des groupes de modifications : les apprenants qui subissent exactement les mêmes changements sont regroupés ensemble, pour ne pas avoir à les examiner un par un. Chaque groupe affiche des pastilles résumant les changements :

🔵 +N ajouté(s) — des étapes ajoutées au parcours ;
🔴 −N retiré(s) — des étapes supprimées ;
🟠 ↕ N déplacé(s) — des étapes déplacées ;
🟠 Contenu : N — des changements à l’intérieur des contenus (questions de quiz, etc.).

3. Appliquer

On clique sur « Appliquer (N) » — le nombre entre parenthèses indique combien d’apprenants sont sélectionnés. Une fenêtre de confirmation s’affiche. Une fois validée, seuls les apprenants sélectionnés sont mis à jour, et un message confirme : « Synchronisation appliquée à N formation(s) utilisateur(s) ».

👥 Apprenants synchronisables vs non synchronisables

Le bouton « Voir la liste des apprenants concernés » ouvre un panneau latéral « Apprenants à synchroniser », qui sépare les apprenants en deux groupes repliables :

Groupe	État	Pourquoi
Synchronisables (N)	Sélectionnables, cochés par défaut.	Ils ont une session correspondante : la synchronisation est possible.
Non synchronisables (N)	Grisés, non sélectionnables.	Aucune session correspondante : la synchronisation est impossible pour eux.

Les apprenants non synchronisables restent visibles (on ne les cache pas), avec la mention « Aucune session correspondante », afin que l’employé comprenne pourquoi ils sont exclus.

👁️ Prévisualiser comme un apprenant

Avant d’appliquer, on peut vérifier le rendu réel grâce à « Prévisualiser comme cet apprenant ». Cette action ouvre la session de l’apprenant et y injecte l’arbre synchronisé, sans aucune écriture en base. Pour revenir à l’état réel, il suffit de quitter la prévisualisation.

C’est l’occasion de vérifier concrètement ce que verra l’apprenant après synchronisation, en toute sécurité.

🩹 Ce qui arrive à la progression des apprenants

Au moment de l’application, la plateforme réconcilie intelligemment la progression existante :

Questions supprimées → elles disparaissent du quiz de l’apprenant.
Questions ajoutées ou remplacées → si le quiz était déjà terminé, les bonnes réponses sont pré-remplies automatiquement, pour que l’apprenant conserve son statut « terminé ». Si le quiz était en cours ou pas commencé, l’apprenant répondra simplement lui-même.
Étapes déplacées → repositionnées, la progression est conservée.
Étapes ajoutées → leur état dépend de l’endroit où elles sont insérées dans le parcours de l’apprenant (voir ci-dessous).

📍 L’état d’une étape ajoutée

Plutôt que d’apparaître systématiquement « non démarré » (ce qui rouvrirait un trou dans un parcours déjà avancé), une nouvelle étape prend l’état le plus cohérent avec la position de l’apprenant. On regarde les étapes juste avant et juste après le point d’insertion :

Étape précédente	Étape suivante	État de l’étape ajoutée
Terminée	Terminée	Terminée — l’apprenant n’a pas à refaire un passage déjà franchi. Les bonnes réponses sont pré-remplies (quiz, audit) ; un questionnaire d’enquête, lui, reste sans réponse.
Terminée	Non terminée (ou aucune)	En cours — c’est l’étape sur laquelle l’apprenant se trouve désormais.
Non terminée (ou aucune)	—	Non démarré — comportement par défaut.

🔗 Lien avec le versionnement

Cet outil n’a de sens qu’avec le mécanisme de versions : c’est lui qui applique, au moment choisi, les changements qu’une nouvelle version majeure a introduits.

👉 Pour comprendre les versions majeures/mineures, les changements cassants et le pinning, voir : Versionnement des contenus et des formations.

🔐 Conditions d’accès

Outil réservé aux profils back-office (employés). Le rôle minimal exact est à confirmer avec l’équipe produit.