Signature électronique

Cette section raconte la chaîne complète de la signature électronique : d’où vient un document à signer, comment il devient une « signature attendue » pour chaque apprenant, à quel moment l’apprenant la voit apparaître, ce qu’il vit pendant qu’il signe, ce qui se passe une fois qu’il a signé, et tout ce qui peut faire dévier ce parcours.

Elle est écrite pour le pôle support et pédagogique, sans connaissance technique requise.

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🧩 Les objets à connaître

Quatre notions circulent dans les échanges, et on les confond souvent.

Nom courant	Ce que c’est
Document à signer	Le modèle : un nom, un PDF, et des filtres « pour quels formats et quels financeurs ce document s’applique ». Il est créé une fois, dans le back office.
Signature attendue	Une ligne par couple session × document. C’est elle qui porte l’état « signé / non signé », « active / désactivée » et la date de signature. C’est ce que l’on voit dans le dashboard sous « Signatures ».
Certificat	La preuve conservée au moment de la signature : empreinte du PDF avant et après signature, identité de l’apprenant figée telle qu’elle était ce jour-là, géolocalisation de son adresse internet, nombre de pages du document.
Journal	La trace horodatée de chaque action du parcours de signature, y compris les échecs de code SMS. C’est ce qui permet de reconstituer la signature en cas de contrôle.

S’y ajoute le document de session : le PDF signé, rattaché à la session, que l’apprenant retrouve dans « Mes documents ».

Désactiver ≠ invalider

Un point de vocabulaire qui revient souvent. Désactiver met la signature attendue de côté (l’apprenant ne la voit plus du tout). Invalider remet une signature déjà faite à l’état « non signée » pour que l’apprenant recommence.

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🗺️ Le trajet complet, en une image

Une signature parcourt toujours les mêmes six temps :

1. Un document à signer est créé au back office (un PDF + ses filtres format / financeur).
2. Des signatures attendues sont créées, une par session concernée.
3. Le déclencheur est atteint : la signature devient visible pour l’apprenant.
4. L’apprenant signe, en trois étapes (identité → code SMS → signature du document).
5. Le document est scellé et horodaté par un tiers de confiance.
6. Le document signé est déposé et le dossier est mis à jour (et, en production, la transaction CRM est renseignée).

Les dernières étapes sont différées

À partir du moment où l’apprenant clique sur « Valider », la finalisation se fait en arrière-plan : elle prend de quelques secondes à quelques minutes. C’est pour cela que le document signé n’apparaît pas instantanément. Retenez-le : c’est la source de la plupart des « il a signé mais je ne vois rien ».

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Pages de la section

• Création et déclenchement — les deux seuls moments où une signature attendue naît, les déclencheurs qui la rendent visible, et le lien avec la facturation.
• Parcours apprenant — les 6 points d’entrée et l’assistant de signature étape par étape.
• Signer en classe virtuelle — la demande poussée par le formateur, la fenêtre de 30 minutes.
• Créer un document à signer (back office) — les champs, le téléversement du PDF, le placement des champs.
• Administrer les signatures (dashboard) — invalider, importer une signature manuelle.
• Télécharger une archive de signatures — produire un ZIP des documents signés.
• Preuve et conformité — ce qui rend la signature opposable (eIDAS, horodatage, preuves conservées).
• « Ça coince » — diagnostic rapide — symptôme par symptôme, quoi vérifier.
• Cas particuliers — périmètre figé, suppression, décalage de session, apprenant aussi formateur.
• Tester la signature électronique — la procédure de test, en staging uniquement.

Ne pas confondre avec les signatures de la facturation

Les « signatures » qui apparaissent dans un dossier de facturation (voir Documents & signatures) ne sont pas la même chose que la signature de l’apprenant décrite ici. C’est une source de confusion récurrente.

Captures encore à réaliser

Certaines parties de cette section gagneraient à être illustrées ; les captures manquent aujourd’hui :

• le tiroir formateur en classe virtuelle (envoi de la demande de signature) ;
• la fenêtre flottante de signature en classe virtuelle ;
• l’écran d’attente puis de succès après validation ;
• l’éditeur d’annotations du back office avec une zone de signature posée.